Qu’est-ce que le Digital Workplace ?
Smart OfficePublié le 1 février 2023La généralisation du télétravail en pleine pandémie a favorisé de nouveaux modes de travail “hybrides”, c’est-à-dire mixant travail hors les murs et en présentiel, sans bureau attitré, désigné par le terme de Flex office. Toute une terminologie, souvent d’origine anglo-saxonne, a fait son apparition pour accompagner ces nouveaux concepts et les outils numériques sur lesquels ils reposent
Alors, pour ne pas vous noyer dans la jungle de cette étrange novlangue bientôt sur toutes les lèvres, voici une mise à niveau indispensable.
La généralisation du télétravail en pleine pandémie a favorisé de nouveaux modes de travail “hybrides”, c’est-à-dire mixant travail hors les murs et en présentiel, sans bureau attitré, désigné par le terme de Flex office. Toute une terminologie, souvent d’origine anglo-saxonne, a fait son apparition pour accompagner ces nouveaux concepts et les outils numériques sur lesquels ils reposent. Alors, pour ne pas vous noyer dans la jungle de cette étrange novlangue bientôt sur toutes les lèvres, voici une mise à niveau indispensable.
Télétravail et Home office
Commençons par le basique : êtes-vous sûr de bien savoir ce que recouvrent les termes télétravail et home office ? Certes, tous deux désignent le fait de travailler hors de l’enceinte de l’entreprise mais ils se distinguent sur le plan juridique. En France, le télétravail doit être prévu dans le contrat de travail ou un avenant qui précise les jours et les plages horaires travaillés en dehors de l’entreprise. La conformité sanitaire et sécuritaire du poste de travail doit être contrôlée. Le « home office » et ses termes associés (work from home et mobile working) apparaît plus souple car il suffit de le prévoir et de le formaliser dans le règlement de l’entreprise ou bien une charte. Le home office s’applique ponctuellement en fonction des besoins des salariés, tels que le passage d’un livreur ou un travail exigeant une grande concentration. Attention, le home office ne dispense pas l’employeur d’assurer de bonnes conditions de travail pour les salariés à distance en les énonçant clairement dans le cadre de la charte du travail à distance. Cf. le modèle proposé par Swizi (ajouter lien vers le modèle de charte)
Travail hybride
Le travail hybride désigne le fait de travailler en alternance dans et en dehors de l’entreprise, chez soi, dans un jardin public, un café, en vacances, à l’étranger… Il répond à des besoins affirmés : flexibilité du travail, conciliation de la vie personnelle et de la vie professionnelle et efficacité dans le travail grâce à un contexte choisi. Toutes les modalités de répartition sont possibles, ainsi qu’un principe de jours fixes assignés au bureau ou en dehors. Pourvu que la règle soit favorable à la fois au salarié et à son entreprise.
Flex office
Le flex office découle de la généralisation du travail hybride. Comme les collaborateurs ne sont pas tous en même temps au bureau, les entreprises révisent leur mode d’organisation. Le flex office consiste à mettre à disposition un espace de travail plus restreint mais qui suffit à l’accueil des salariés qui sont présents en même temps dans les locaux. Un flex office bien conçu doit s’appuyer sur un logiciel de télétravail qui garantit au retour au bureau les conditions de travail idéales pour se concentrer, organiser une réunion, téléphoner, profiter de la convivialité de son équipe.
Desk sharing, espace partagé ou SBF
Conséquence du flex office, le temps où l’on bénéficiait d’un bureau attitré est révolu. Désormais, le collaborateur qui vient travailler dans l’entreprise doit accepter le principe du desk sharing, c’est-à-dire s’installer dans un espace qu’il partage avec d’autres et oublier son bureau personnalisé. En revanche, des outils de réservation d’espace, ou smart office tels que Swizi, lui offrent la possibilité de définir l’emplacement idéal pour sa séance de travail au sein de l’entreprise : réunion, travail en équipe, moment convivial, échange téléphonique, etc. Bienvenue au Sans Bureau Fixe (SBFM) !
Modern workplace
Le modern workplace désigne la démarche de modernisation des espaces de travail induite par la généralisation du flex office et donc du desk sharing. Il vise à optimiser les conditions physiques de travail afin de respecter au mieux le bien-être au travail. Ergonomie des postes de travail, agrément du mobilier et des salles de réunion, qualité de l’éclairage des espaces, mobilité des collaborateurs ou encore climatisation sont autant de thématiques prises en compte dans le modern workplace. Les besoins d’espaces clos ou conviviaux, de salles d’idéation de tailles différentes font également partie de ses prérogatives.
Smart office, Digital Workplace Management ou bureau connecté
Afin de simplifier le quotidien des collaborateurs, ces évolutions des modes de travail ont nécessité la conception d’outils indispensables à la gestion du flex office, c’est-à-dire à l’organisation du télétravail et du présentiel à travers la gestion des espaces de travail : les solutions smart office ou bureau intelligent telles que Swizi. Avec le smart office, les collaborateurs disposent d’un logiciel de space planning : ils trouvent un emplacement de parking, une salle de réunion libre, un bureau au calme ou au contraire en compagnie de ses collègues, réservent leur repas sans faire la queue au self-service… En fournissant aux salariés des informations en temps réel, les applications smart office leur épargnent toute perte de temps et leur permettent au contraire de se concentrer sur leur travail et leur productivité.
(Modern) Digital Workplace ou environnement de travail numérique
Afin de fédérer tous les collaborateurs, qu’ils soient en télétravail ou en présentiel, dans un seul lieu numérique et non plus physique, les digital workplaces ont pris place. Il s’agit d’un espace de travail intelligent, agrégation digitalisée de tous les outils de communication et de conversation de l’entreprise (messagerie, réseaux sociaux d’entreprise…), des calendriers, de sa gestion documentaire et collaborative et des applications métier. Plus qu’un simple intranet amélioré ou une plateforme de télétravail, le digital workplace est un espace connecté centré sur l’utilisateur et formaté pour correspondre à sa mission, ses besoins et ses usages. Une sorte de cockpit personnalisé en somme !
Remote work ou travail isolé
Le remote work ou travail isolé, est un mode de travail qui correspond à 100% de travail à distance. Le collaborateur travaille d’où il veut et il reste libre d’organiser ses journées de travail à sa guise, pourvu que les missions que son employeur lui confie soient honorées dans les temps. Une présence ponctuelle en entreprise peut malgré tout être prévue pour maintenir le contact physique avec ses collègues et sa hiérarchie.
Smart building
Le smart building est un bâtiment intelligent, c’est-à-dire qu’il est capable, grâce aux technologies numériques de type solutions de smart building, de répondre à quatre enjeux majeurs, liés au bien-être au travail et aux exigences environnementale : optimisation de la consommation d’eau et d’énergie, ergonomie et optimisation des espaces de travail, maintenance et prévention des pannes. A partir de détecteurs, les solutions de smart building permettent de contrôler, optimiser et simplifier la gestion des bâtiments de l’entreprise.
Future of work
Le future of work fait le buzz, et pour cause : il englobe une quantité phénoménale de commentaires d’experts sur ce qui touche aux bouleversements du monde du travail suite notamment à la pandémie. Il est question d’intelligence artificielle et de robotique, de marché de l’emploi devenu très volatile, de disparition de la hiérarchie, de notion de poste, devenue obsolète… jusqu’à la définition du salaire minimal, l’inégalité des revenus et le chômage. La révolution des lieux de travail est bien entendu partie prenante dans cette effervescence de la réflexion sociétale.
Sources :
https://www.helloworkplace.fr/espaces-travail-partages-avantages-inconvenients/
