Le DSI : porteur incontournable du projet flex office

La pandémie de Covid-19 a révélé les capacités de mobilisation rapide des services informatiques quand il a été nécessaire, au pied levé et à marche forcée, de mettre en place le télétravail afin de maintenir l’activité des entreprises. Depuis, le directeur des services informatiques (DSI) n’a cessé d’être sollicité. Le retour à la normale s’est en effet accompagné de deux phénomènes renforçant fortement son rôle. D’une part, à la faveur de la crise sanitaire, les directions ont pris conscience de la nécessaire accélération de la digitalisation de l’entreprise, processus engagé à peu près partout avant la pandémie, avec plus ou moins de conviction. Encore une démarche stratégique qui incombe au DSI. D’autre part, la flexibilité de l’organisation du travail, entre domicile et bureau non fixe, a tendance à se généraliser progressivement, et le succès de sa mise en place repose sur une organisation en réseau rigoureuse et sécurisée qui implique au premier chef l’informatique.

• Le DSI au cœur de la modernisation du travail et de ses outils

Le travail à distance sous le règne du confinement a obligé les informaticiens à une réorganisation et une modernisation drastiques des outils de travail : il a fallu mettre à disposition de chaque collaborateur un ordinateur portable correctement configuré et connecté en réseau, le doter d’un outil de visio-conférence, organiser les échanges numériques et la sécurisation des data. La résilience des entreprises était à ce prix.

A la sortie de la crise, équiper les collaborateurs est devenue brusquement une priorité essentielle pour les entreprises : une façon de convertir la crise en opportunité de modernisation et de ne pas se trouver démuni lors de la prochaine pandémie. Cette crise sanitaire majeure, d’abord subie, aurait ainsi offert l’opportunité d’installer de nouveaux usages auprès des collaborateurs, et de conforter les attentes des plus jeunes d’entre eux, déjà familiers de la virtualité. Il semble que de nouvelles façons de travailler, initiées à l’occasion du télétravail et plus collaboratives, perdurent depuis le retour à la normale. Ainsi, les relations inter-équipes, entre collaborateurs, avec les clients ou les fournisseurs se poursuivent spontanément à travers les visio-conférences. Autant de bouleversements qui s’ancrent dans le quotidien grâce aux propositions d’équipement et à la capacité de maintenance des DSI.

Avec cette intensification des usages informatiques, les services supports se sont professionnalisés, depuis le confinement, pour offrir aux collaborateurs une réponse rapide et experte à leurs problèmes, en développant le « self-help » ou « self-service » autrefois à peine esquissé, qui augmente l’autonomie de l’utilisateur et réduit de 20 à 30%* les sollicitations les plus courantes du support informatique. Une anticipation de la fin du support traditionnel et une réponse aux exigences des générations Z qui ont grandi avec le Do It Yourself et un besoin d’instantanéité.

En développant la performance des services supports et l’utilisation du cloud, accélérée depuis la pandémie, les DSI dégagent du temps utile à leur performance et confirment leur engagement au profit de modèles d’entreprises radicalement nouveaux.

Cette redynamisation de la stratégie de digitalisation de l’entreprise se conjugue avec une  avancée accélérée des outils et process informatiques, motivée par le flex office.

• La mise en place du flex office : un enjeu technique derrière des problématiques RH

Le DSI est inévitablement impliqué dans les fondements d’une organisation flex office, c’est-à-dire mixant télétravail et présentiel sans bureau attitré. Il s’agit en effet d’un système extrêmement complexe et qui doit fonctionner sans loupés, afin de ne pas générer de démotivation chez les collaborateurs. Choix du matériel mobile, de l’outil de réservation des bureaux, prise en compte des nouveaux besoins de connexion à distance, choix stratégiques en faveur du cloud et sécurité des échanges et des données… Le département informatique est l’initiateur naturel de toutes ces réflexions-clés.

• L’appli de réservation des espaces

Répertorier les espaces de travail et le matériel (ordinateur, imprimante…) en les qualifiant (bureaux en open space ou fermés, salles de réunion, espaces collaboratif, etc.), permettre leur location, prendre en compte la présence des autres collaborateurs et des managers, les inviter à une réunion…  Heureusement qu’il existe des solutions web et mobile de gestion du flex office compilant tous ces services, dont la technicité sera familière aux informaticiens, en première ligne pour faire le bon choix.

• Les bons outils du flex office

Le choix d’un softphone (téléphone par ordinateur), des outils collaboratifs et applications d’échanges asynchrones (agendas partagés, gestion électronique de documents, wikis, Slack, WhatsApp, MiCollab, etc.) qui permettront à chacun de travailler en équipe selon ses disponibilités… ne se fait pas au hasard et il est naturellement dévolu au service informatique.

• La mise en place d’un réseau wifi

Avec la mobilité des ordinateurs et des collaborateurs, prestataires et visiteurs induite par le flex office, le filaire au sein de l’entreprise disparaît au profit d’un réseau wifi sécurisé. Il revient aux informaticiens de faire le choix du bon réseau, capable de proposer un parcours de connexion différent suivant le statut de l’utilisateur et de supporter les exigences des nouveaux outils de collaboration telle la visio conférence.

• La performance de la connexion en télétravail

Les réseaux internet sont souvent insuffisamment dimensionnés pour supporter un afflux de connexions entrantes importantes, issues des collaborateurs en télétravail. Le DSI saura identifier la technologie permettant de relier les domiciles des salariés au réseau d’entreprise avec des niveaux de performance et de sécurité les plus élevés et selon leurs besoins : accès internet grand public pour les services peu sensibles (messagerie personnelle, réseaux sociaux, vidéos en ligne…) ou tunnel sécurisé pour se connecter au réseau d’entreprise.

• La sécurité des ordinateurs portables

Chaque ordinateur doit impérativement être configuré pour que son système d’exploitation et son antivirus soient compatibles avec les niveaux de risques cyber qui pèsent sur les entreprises. Au service informatique la charge de paramétrer les ordinateurs individuels avec les process sécurité imposés par leur entreprise ou de créer sur ces outils des profils administrateurs et utilisateurs distincts.

Depuis la pandémie, la vocation des DSI a ainsi évolué au point de passer de « centre de coût » à « solutionneur ». Les services informatiques ont désormais un rôle à jouer non seulement pour assurer la continuité de l’activité de l’entreprise pour en devenir un maillon essentiel de la chaîne de production.