Une charte flex office pour blinder les nouvelles pratiques

C’est un fait accompli depuis la pandémie : le télétravail est entré dans les mœurs, soutenu à la fois par les collaborateurs qui apprécient le confort et l’autonomie qu’il procure, et par les employeurs qui y voient une modernisation du management et de la production de valeur via la flexibilité et la responsabilisation, sans compter les économies substantielles qu’il autorise.

Cependant, pour que tous ces bénéfices soient réels, les règles du jeu doivent être parfaitement claires et partagées par tous : c’est la vocation d’une charte flex office. Sans avoir de caractère obligatoire, elle permet de formaliser ce fonctionnement radicalement différent qui réorganise profondément la manière de travailler des managers et des collaborateurs.

 Intérêt d’une charte flex office / télétravail

Le télétravail est inscrit dans le Code du travail depuis mars 2012 et défini ainsi : « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant des technologies de l’information et de la communication ». Les ordonnances Macron de 2017 ont ajouté un quasi-droit au télétravail en obligeant l’employeur à motiver son refus à une demande de télétravail. Mais dans les faits,  il restait conjoncturel, en réponse à une grève des transports, une pandémie, un souhait personnel ponctuel. Les choses ont changé depuis. L’attente de télétravail régulier est désormais une donnée à prendre en compte.

Une fois le principe du télétravail autorisé par l’employeur, il reste encore tout à définir. Le collaborateur se pose mille questions : avec quel matériel vais-je travailler chez moi ? Aurai-je le choix des jours télétravaillés ? Mon domicile est-il adapté au télétravail ? Comment rendre des comptes, en terme du temps travaillé, de suivi des dossiers ? Mes frais d’électricité, de chauffage, etc. seront-ils pris en charge par mon employeur ? Côté employeur, les préoccupations concernent le contrôle du temps de travail, de la productivité, le maintien de la motivation et du lien entre les équipes, la sécurité des personnes et du matériel. Entre autres.

Dans une situation de télétravail, pour le collaborateur et le manager, la moindre incertitude génère du malaise, du désinvestissement et des erreurs. En blindant tous les paramètres du télétravail, la charte du télétravail a pour vocation d’éviter les mauvaises expériences et de renforcer la confiance réciproque, tout en optimisant l’organisation de l’entreprise. Voici tous les points à prendre en considération pour la rédaction de cette charte.

 Quel temps télétravaillé ?

Voilà sans doute le premier sujet à baliser : quelle liberté laisser aux collaborateurs dans le planning des jours télétravaillés ? Est-il fixé par avance ? A temps partiel régulier, sur quelques jours répartis dans l’année ? Selon un calendrier imposé au collaborateur ou bien choisi par celui-ci ? Peut-il être modifié, à l’initiative du collaborateur où de l’entreprise ? Avec quel préavis, selon quel processus ou justification ? Les deux impératifs suivants doivent s’articuler : maintenir un temps présentiel même partiel dans un souci de cohésion d’équipe et laisser aux collaborateurs une grande marge de manœuvre dans la planification de leur présence en entreprise.

A l’entreprise d’arbitrer les modalités de cette répartition du télétravail et du présentiel en fonction d’une stratégie RH au service des impératifs de production de l’entreprise.

 Qui peut télétravailler ?

Encore une question centrale ! Il convient de définir qui dans l’entreprise est éligible au travail à distance. Tout dépend bien sûr de l’activité de l’entreprise et du métier du collaborateur. Il va de soi qu’un commercial terrain sera toujours attendu… sur le terrain plutôt que derrière son ordinateur et à domicile de surcroît. En revanche, un expert-comptable ou un informaticien peuvent aisément travailler depuis chez eux. Vous pouvez également introduire dans vos critères l’ancienneté, le niveau d’autonomie, la nature du contrat (CDD, stage, alternance, temps partiel), le temps de transport domicile-travail.

Vient ensuite l’examen des conditions de travail au domicile. Tout un chacun ne bénéficie pas chez lui du calme et de l’espace nécessaire à sa mission quotidienne. Demandez-vous alors quels critères prendre en compte pour constituer le dossier d’éligibilité au télétravail : éléments de confort (existence d’une pièce dédiée dans le logement, mobilier adapté, absence de nuisances), qualité de la connexion internet, etc. La clarté de ces critères a le mérite de poser des règles claires et d’éviter ainsi tout sentiment de discrimination chez les collaborateurs qui seraient inéligibles au télétravail. Attention : même en présence d’une charte, le télétravail ne peut pas être imposé à un salarié qui le refuse, sauf circonstances exceptionnelles telles que la récente pandémie.

 Où peut-on télétravailler?

Certaines entreprises souhaiteront limiter le site du télétravail au domicile, d’autres mettront à disposition des collaborateurs un lieu de type espace de co-working. Cette solution peut-être appréciable pour ceux qui travaillent loin du bureau et dont le logement n’offre pas les bonnes conditions de travail. Demandez-vous si vous souhaitez proposer les deux alternatives et dans quels cas de figure.

 Prise en compte des frais du télétravailleur

Les salariés qui travaillent depuis leur domicile  attendent que l’entreprise se montre honnête : certes, en télétravaillant, ils sont dispensés des temps de transport domicile-bureau, mais l’occupation de leur logement les jours ouvrés occasionne plus de frais d’électricité, de chauffage, de téléphone et de repas ; voire des frais d’installation de prises électriques, d’une connexion internet… Ces frais seront remboursés au réel ou bien indemnisés forfaitairement.

 Quel matériel, quel usage des technologies et quelle supervision ?

L’usage le plus fréquent est de fournir un ordinateur aux collaborateurs en télétravail et de l’équiper avec les outils collaboratifs nécessaires à la communication intra et hors entreprise. Ces outils seront mis à disposition de tous, pour un usage permanent, en présentiel comme à domicile.

Cette harmonisation des outils garantit une simplification des échanges et une compatibilité des dossiers. Il reste ensuite à définir de nombreux points qui touchent au quotidien : les plages de déconnexion numériques autorisées, les horaires de disponibilité obligatoire du télétravailleur, les obligations de confidentialité, la limitation ou pas de l’usage de l’ordinateur aux tâches professionnelles… Les collaborateurs peuvent s’inquiéter à juste titre d’un contrôle intrusif de l’entreprise dans leur travail à distance, sous forme de contrôle de ses horaires ou de ses dossiers. Mais l’entreprise a tout intérêt à démontrer sa confiance en renonçant à cette surveillance. Les nouveaux process de type workflows avec traçage des différentes interventions apportent cependant une solution transparente au besoin légitime de suivi. La rédaction de cette charte pourra être ainsi l’occasion d’accélérer la digitalisation de l’entreprise.

 Quid de la sécurité des salariés, du matériel et des données ?

Les salariés en télétravail restent sous la responsabilité de leur employeur. Les accidents du travail, le matériel (s’il est fourni par l’entreprise) et les risques informatiques restent donc assurés par ses soins, au prix parfois d’une extension de garantie. Quant au matériel personnel du salarié, il est le plus souvent pris en charge par sa propre assurance habitation.

 La rédaction de la charte : une tâche collaborative

La rédaction de la charte est une opportunité précieuse de mettre à plat les modalités du travail et du management et d’envisager certaines remises en question. Cette charte prévaudra sur les dispositions des contrats individuels. La voix des salariés gagne ainsi à être prise en compte, tout comme l’avis du comité social et économique et des délégués syndicaux, quand ils existent. Après communication, les collaborateurs ont un délai d’un mois pour manifester leur opposition. Par précaution, un avenant aux contrats de travail introduisant cette charte peut être ajouté.

Si les conditions de télétravail définies par la charte servent à la fois l’épanouissement des collaborateurs et les performances de l’entreprise, c’est qu’elle a réussi sa mission.