Hybridations et nouvelles organisations du travail : les services généraux face au défi du nouveau bureau

La crise sanitaire du COVID aura eu pour effet de rebattre les cartes de l’organisation du travail. Ébranlé, le sacro-saint présentéisme en entreprise. Bousculée, la méfiance envers le télé-travail. Remodelée, la journée autrefois encadrée par la dynamique normée métro / boulot / dodo. Il était grand temps de faire bouger les lignes.

 

Il aura fallu deux ans, et une entrée en matière un peu brusque, pour que chacun se questionne sur la place du travail dans sa vie. Et plus largement, sur ses aspirations et ses attentes vis-à-vis de ce dernier. C’est à un véritable changement de paradigme que nous assistons, au premier rang duquel se trouvent les services généraux d’entreprise, confrontés à la gestion de ce changement. Car il n’est plus question de savoir si l’on modifie ou non l’organisation du travail, mais plutôt comment ?

 

Confiance, agilité et flexibilité seront-ils les termes-socles sur lesquels se construira le monde du travail de demain ? De la même manière, l’espace physique du bureau est-il amené à disparaître, ou, dans une moindre mesure, à se transformer ? Enfin, comment s’exprimera dans le futur, l’appartenance à une entreprise ?

 

Tous ces questionnements légitimes agitent les services généraux d’entreprise, dont le rôle depuis toujours est de simplifier, fluidifier, organiser l’expérience du bureau pour les employés.

Les services généraux, facilitateurs de changement en entreprise.

Sur l’autel des sacrifices, figure en bonne place le mythe qui stipule que la productivité serait plus grande en présentiel. Au contraire, il a été démontré que, pour les professions “remote friendly”, le travail réalisé à distance était de qualité identique, voire dans certains cas supérieure.

 

En 2020, et face à un confinement imposé pour tous, les managers n’ont eu d’autre choix que de faire confiance à leurs équipes. Ce bond en avant s’est révélé salvateur pour tous. Désormais, bien installé dans le paysage professionnel, le travail à distance n’a plus à faire ses preuves. Restent néanmoins certaines équations en suspens : comment maintenir le lien social et une certaine cohésion d’équipe malgré l’éloignement physique ? Comment articuler le travail des équipes en présentiel + distanciel ? Comment prévenir l’isolement de ses collaborateurs ?

 

Pour y répondre, c’est aux services généraux qu’incombe la tâche de mettre en place les outils de communication efficaces, en veillant à ce que l’expérience soit unifiée et fluide. Rassemblés dans un seul canal de communication et faciles d’accès, ces outils permettront à chacun de prendre connaissance des informations qui lui sont utiles, sans tomber dans l’écueil de la surabondance et de la cacophonie permanente. La juste dose au bon moment.

 

Plus facile à dire qu’à faire, car pléthore d’applications de communication existent. Charge à chaque entreprise de trouver ses outils et son mode d’organisation pour :

• Communiquer simplement avec ses équipes.
• Visualiser et organiser la semaine de travail de ses collaborateurs.
• Planifier et déclarer les jours de présence au bureau.
• Organiser des journées de travail collaboratif, et réserver simplement les espaces dédiés.

…

Enfin, si la plupart des entreprises avaient déjà entamé le virage de l’interconnexion des données, via des serveurs cloud sécurisés, certaines ont dû s’en saisir rapidement. Car, nomadisme est synonyme d’interconnexion. Et désormais : espaces de travail partagés, documents professionnels, outils divers, messagerie et chat… Doivent être disponibles de partout et à toute heure.

Repenser les espaces physiques au sein de l’entreprise

La généralisation du télétravail a eu pour corollaire d’inciter les entreprises à réduire leur surface de bureaux physiques, le foncier pesant très lourd dans les charges fixes, à l’instar du groupe BPCE qui voit son parc immobilier en Île-de-France passer de 28 bâtiments à 9. Les experts de Xerfi, en extrapolant les projections de télétravail dans deux ans, sont arrivés à un scénario extrême d’une baisse potentielle de la demande en Île-de-France qui pourrait atteindre les 10 millions de mètres carrés, soit environ 20 % du parc.  *

Ce changement laisse place à d’autres modes d’organisation, en tête desquels parade le “flex office”, ce principe qui anonymise les bureaux et les rend disponibles à tous.

Se pose donc la question de l’expérience en entreprise. On ne va plus au bureau pour y trouver une place sur une chaise plus ou moins confortable, mais pour y vivre une expérience sociale, faites d’interactions.

Dans ce contexte, il est possible de repenser les espaces et leurs usages, non plus sous le prisme de leurs fonctionnalités (bureau pour travailler / cafétéria pour prendre le café) mais de leur pouvoir expérientiel, Espaces dédiés à la collaboration ou au contraire à la concentration, espaces qui favorisent les échanges et la créativité ou au contraire le calme, espace de détente, de convivialité, de réunions…

Si l’idée est séduisante, son exécution est plus complexe. Encore une fois, ce sont les services généraux qui héritent de la lourde tâche de réagencer les espaces et faire en sorte que chacun y trouve sa place, au bon moment, tout en limitant les frictions organisationnelles. Pour ce faire, la récolte de données et leur analyse est essentielle pour prendre des décisions éclairées, qui ne soient pas qu’une simple “intuition”.

 

Un casse-tête de prime abord. Mais c’est sans compter sur les outils numériques qui nous permettent d’aborder ces questions plus sereinement.

•  Réservation de salles en ligne, et libération automatique en cas de non-occupation.
• Information du taux d’occupation des espaces en temps réel.
• Gestion des lumières et de la température depuis une application.
• Application dédiée pour faciliter l’arrivée des visiteurs.
• Outil de planification des jours de présence en entreprise…

Sont autant de fonctionnalités dont la jouissance est offerte par certains outils numériques, à grand renfort de domotique.

Un sentiment d’appartenance à l’entreprise en pleine redéfinition

Si l’appartenance à une entreprise était autrefois davantage matérialisée par les limites physiques de son bâti, elle est désormais protéiforme, navigant de l’image de marque véhiculée aux liens informels qui unissent les salariés. Il n’est plus question de lieux, mais de liens.

Alors qu’il n’est plus nécessaire de se rendre au bureau pour travailler, qu’est-ce qui peut bien nous pousser à y retourner ? Est-ce les interactions qui nous ont tant manqué durant le confinement ? Quelle(s) expérience(s) nous attendons-nous à vivre ? Représente-t-il un espace de socialisation, d’épanouissement ?

Si le télétravail a permis de rééquilibrer le partage entre temps travaillé et temps libre personnel, réduisant les frictions et la fatigue engendrés par la mobilité domicile/travail, il reste tout de même très agréable de se sentir “faire partie d’une boite”.

 

Cette citation inspirante de Simon Sinek “La culture d’ entreprise est importante. La façon dont la direction choisit de traiter ses gens impacte tout — pour le meilleur ou pour le pire”, nous rappelle encore une fois que le rôle des services généraux dans le maintien et la diffusion de la culture d’entreprise est prépondérant. À eux de rendre cette culture visible et incarnée, dans un contexte où les échanges se font plus rares. À eux aussi de créer une dynamique d’équipe, pour que tous ces changements ne viennent pas casser le sentiment d’appartenance à un collectif. Et à eux également d’orchestrer les solutions évoquées précédemment (communication fluidifiée, organisation des espaces, possibilité de réservation, etc) et ceci malgré la difficulté de réaménager des espaces adaptés au flex office dans des bureaux cloisonnés déjà existants.
En résumé, nous ne reviendrons pas au bureau comme avant, et si l’hybridation est désormais légion, une bonne orchestration des services généraux en entreprise est indispensable pour mettre en musique ces changements le plus sereinement possible.